La Gestión de compras y abastecimiento

Gestión de compras y abastecimiento

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad
En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control de compras maduró.
En México, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos
Porque las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas y no contaban con preparación en el manejo del área.
Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, y hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines.

¿Qué es comprar?

Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo; e l departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la administración de operaciones, por lo que es necesario introducirnos en este tema
Compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto.
De la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas.
Mediante la división del trabajo se dio origen a varios departamentos, entre ellos compras, todos agrupados bajo un nombre más genérico y/o completo.


Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas: la participación del departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión, y, los costos y sustitución de materiales.

1.1.2 Participación del departamento de compras en la obtención de utilidades.

La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la medida que se realice una buena compra. Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final.

1.1.3 Fijación del precio de compra.
Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un ajuste brusco en el precio de importación se vea la relación peso-dólar ya que este afecta al producto comprado, debido al precio de venta del material.

1.1.4 La operación eficiente de la inversión.
El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes. No caer en costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la inversión, la obsolescencia y los costos de espacio.

1.1.5 Costos y sustitución de materiales.
Las compras representan un renglón en costos que pueden ser controlables por el departamento de compras, debido a que éstos pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador. El departamento de compras está en posición de introducir nuevos materiales en sustitución de otros, lo que puede repercutir en abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad.

1.2 Administración de compras, proceso.
Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente debe administrar una función de compras.
El proceso de la administración de compras según Terry y Franklyn mediante la planificación, la organización, la ejecución y el control. Está se enfoca en el costo del inventario y la transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores.

1.2.1 Planeación
Al hablar de planeación dentro de la administración de compras, debemos entender forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lógicamente de la empresa misma.

1.2.1.1 Pronóstico de ventas.
Técnica utilizada en la planeación de ventas en función de experiencias de años anteriores, que sirve de base para la elaboración de planes y programas en todas las áreas de las empresas.
Para elaborar un pronóstico de ventas, se deben tener en cuenta los siguientes factores:
- Tipo de fruto.
- Estadística de ventas de años anteriores.
- Tipo de mercado al cual se dirige el producto.
- Competencia directa o indirecta.
- Calidad del artículo.
- Precio.
- Inflación.
Una vez elaborado el pronóstico de ventas y proporcionado al departamento de ingeniería y de control de inventarios, quienes a su vez programan las cantidades de materiales o artículos a comprar, así como el tiempo en que se deben suministrar a los almacenes, se sitúan pues, los objetivos generales de un departamento de compras.

1.2.1.2 Objetivos generales y específicos de un departamento de compras.
Los objetivos generales Son:
Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.
Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.
Estar informados de los cambios tecnológicos.


Los objetivos específicos de un departamento de compras son:

Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.
Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
Localizar nuevos materiales y productos.
Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos.
Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización.
Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.
Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.
Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales.
Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.

1.2.1.3 Programas.
Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades de artículos que deberán comprarse, así como el tiempo en que deberá suministrarse al almacén para la producción de la que se dedique la empresa.
Clasificación “ABC” se le asignan a los artículos en relación con su costo, el 80% del total a comprar a los de más alto costo, el 15% a los de costo medio y el 5% restante a los de costo más bajo.

1.2.1.4 Presupuestos.
Se dice que un presupuesto es la expresión numérica en dinero de un plan.
Los ingredientes para hacer un presupuesto son:
- Tener plena organización.
- Mantener un estricto conocimiento de los recursos.
- Contar con objetivos perfectamente determinados.
- Establecer un período de tiempo definido.
- Ser previsible.
- Lograr imaginación.
- Poseer buena habilidad.


1.2.2 Organización.
Necesidad básica de conocer perfectamente los objetivos de la empresa, para el logro de los objetivos planteados en la planeación, y para esto aparece entonces, la división del trabajo, pero perfectamente sincronizada para lograr la meta fijada.
1.2.3 Dirección.
Dirigir es el arte de vincular estrechamente a los hombres unos con otros, es por esto que un departamento de compras debe existir ese vínculo dinámico y evolutivo entre personas.
1.2.3.1 Dirección por Objetivos.
Es un método de dirección que enfatiza más sobre los resultados que sobre las operaciones, señala las metas que deben alcanzar a todos los niveles de la organización y utiliza los resultados en comparación con las metas fijadas, como método de evaluación de la contribución de cada uno de los miembros y como guía para el manejo de la unidad.
Es por eso que la DPO deberá fijarse metas a corto plazo, para su conveniencia, en las que deberán de ser revisadas éstas, mínimo, cada ocho días.
1.2.3.2 Dirección por Excepción.
Consiste en un sistema de identificación y comunicación que emite una señal cuando se requiere la atención de la persona encargada, y permanece en silencio cuando no se requiere.
Se basa precisamente en la identificación de las excepciones, entendiendo por excepción aquella señal que advierten al gerente de compras de que puede realizar una acción.


1.2.3.3 Comunicación y motivación.
En un departamento de compras la comunicación debe de ser estricta, precisa y concisa, pues dicho departamento tiene contacto permanente con otras áreas también importantes.
Los aspectos, ajenos a la cuestión económica del salario, ejercen un impacto más fuerte en el comportamiento del hombre en su puesto de trabajo que en su poder adquisitivo.
1.2.4 Control.
Las operaciones de control, que son de carácter técnico. Así que el departamento de control de calidad, obtiene estadísticas de materiales que es la operación de control; mientras que cuando se envía al departamento de compras, en donde se interpretan y se toman acciones, ya es la función de control en sí.
Es indispensable que en cualquier departamento de compras exista un manual que nos permita llevar a cabo el proceso de comprar para cumplir con las funciones de control.
El manual es el armazón de la dinámica de las decisiones, expresan formas de comportamiento, cuyo fin consiste en guiar la acción de un modo coherente y dar por resuelto a priori determinados problemas.
1.2.4.1 Evaluación
Para determinar el valor que representa cada individuo para el departamento es recomendable hacer evaluaciones del personal por lo menos cada 6 meses.
1.3 Procedimiento, flujo grama de compras
El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo.
Requisición: es la compra o venta de un producto o servicio.
Cotización: negociaciones entre el oferente y el demandante.
Pedidos u órdenes de compras.
Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios.
El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos elementos: número de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.
Expeditación. No es más que una confirmación del pedido.
Recibo de materiales.
Para ser preciso en esta descripción, la sección, área o departamento de recibo, deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta.
Control de calidad. La calidad de los productos siempre será un factor importante.
Es aquí, en el control de calidad, donde actúan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida.
Por lo tanto, el control de calidad es un conjunto de esfuerzos efectivos de los diferentes grupos de una organización para la integración del desarrollo, del mantenimiento y de la supervisión de la calidad de un producto, con el fin de hacer posibles la fabricación y el servicio, a satisfacción completa del consumidor y al nivel más económico.
Pagos.
El pago es la remuneración económica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo o cualquier otro medio.
1.4 Inventarios
1.4.1 Definición y relación con compras de la administración de inventarios.
La administración de inventarios consiste en establecer, poner en efecto y mantener, las cantidades más ventajosas de materias primas, materiales en proceso y productos, empleando para tal fin, las técnicas, procedimientos y programas más convenientes a las necesidades de una empresa.
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. Generalmente son la partida más grande del activo; la adquisición, distribución y retención de los inventarios, se entiende exclusivamente a la lista de mercancías compradas para volverse a vender, mercancías que forman parte del renglón del activo circulante.
El departamento de compras, el responsable le preocupa la política que afecta a la materia prima en cuanto al importe de las mismas, calidad, número de unidades existentes, etc., que están relacionadas con el volumen de producción.
Lo que más contribuye a la administración eficaz del inventario es la función de compras.
1.4.2 Clasificación de inventarios.
Se basa en el tipo de material que almacenan, se clasifican:
Suministros. Artículos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de fábrica.
Materias primas. Material en bruto en un término relativo.
Productos en proceso: Aquellos que están en períodos de transformación.
Materiales de producción: Piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a la empresa.
Material de trabajo: Son los que se usan en el funcionamiento de la planta o en la producción de la compañía.
Productos terminados: Son los bienes terminados que se almacenan para su venta.
Mercancías en tránsito: Son las adquiridas por la empresa, no se encuentren físicamente en sus almacenes.
Mercancías en consignación: Son las que se envían con el objeto de buscarles mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.
Mercancías en depósito: se entregan en custodia en algún almacén de depósito. Se les llama también mercancías pignoradas.
Artículos obsoletos:
Son piezas, herramientas, materiales viejas, en reparación usadas provenientes de la producción y máquinas reconstruidas. Son objetos para venderse a un precio bajo cualquiera, contar de recuperar un poco de inversión pasada.


Las decisiones por intuición ya no compiten con las que ahora toman los directivos modernos, que se basan en el examen de hechos reales a través de datos oportunos, del estado de sus negocios y mediante el análisis técnico y matemático de sus operaciones.